1. Parking voor auto’s én fietsen
Op de parking krijgen bezoekers een eerste indruk van de professionele organisatie van het evenement. Geraken mensen makkelijk hun fiets of auto kwijt, dan wandelen ze alvast goedgezind het terrein op. Of omgekeerd: kunnen ze ‘s avonds of ‘s nachts niet vlot naar huis, dan kan dat hun hele herinnering aan het event verknallen. Waarop moet je letten?
- Maak een goede inschatting van de plaats die je nodig hebt. Hoeveel bezoekers komen met de auto of de fiets? Is het openbaar vervoer een populair alternatief?
Laat ticketkopers eventueel op voorhand aangeven hoe ze komen, dan krijg je een beter beeld van de benodigde capaciteit. Voorzie zo voldoende autostaanplaatsen en fietsenrekken. - Zorg ervoor dat de route naar de parkings is aangegeven. Hang opvallende, eventueel reflecterende signalisatie in jullie huisstijl op langs alle invalswegen rond het terrein.
- Plaats enkele medewerkers op belangrijke punten om het verkeer in goede banen te leiden. Zij kunnen bezoekers verwijzen naar de juiste parkeerzone en vragen beantwoorden. Dit voorkomt opstoppingen. Eigen fluohesjes zorgen voor extra veiligheid en herkenbaarheid.
- Een betalende fietsenparking? Dan kunnen fietslabels handig zijn: een label aan elke fiets en een afscheurbaar genummerd bewijsje.
2. Vlot naar binnen
Vergeet stempels op de handen: om de inkom efficiënt te organiseren zijn stevige polsbandjes de beste oplossing. Handig …
- voor wie controleert: je weet meteen wie binnen mag.
- om verschillende types bezoekers snel van elkaar te onderscheiden: wie mag in de vipzone, wie mag je geen alcohol serveren?
- om je merk te tonen, met de gepersonaliseerde bedrukking.
- om fraude met niet-betalende bezoekers te voorkomen.
Kies uit verschillende mogelijkheden het polsbandje dat het beste bij jullie event past.
Doen jullie een vestiaire? Dat zullen je bezoekers appreciëren, áls die goed georganiseerd is. Zorg dus voor overzicht en vermijd lange wachtrijen dankzij duidelijke vestiairebonnen.
3. Je crew goed herkenbaar
Dankzij bedrukte T-shirts, petten en hoodies zorg je ervoor dat bezoekers altijd de juiste personen vinden bij vragen of problemen. Bovendien is zo’n bedrukt item een leuk hebbeding voor je (vrijwillige) medewerkers. Met plezier zullen ze dat ook buiten het event dragen en zo extra naambekendheid creëren.
4. Snel betalen voor drankjes of eten
Een goed georganiseerde bar is ook van groot belang. Als bezoekers niet te lang moeten wachten, zullen ze ook meer consumeren. Vermijd rekenfouten en langere wachttijden door (digitale of cash) betalingen en gebruik papieren drank- of eetbonnen of herbruikbare jetons.
Vragen? Zoek je een specifieke oplossing? Maxevent denkt graag actief met je mee. Ons team heeft meer dan 20 jaar ervaring in events en de ondersteuning van organisatoren.
